對于會展場館而言，在2021年開業(yè)并不是一個好的選擇。但在疫情陰影下，能夠克服疫情影響成功開業(yè)且取得不錯的成績，反而能夠凸顯主辦方對場館的認可以及場館的綜合實力。2021年7月31日，位于廣東佛山，地處廣佛核心商圈的綜合體會展場館——南海國際會展中心（簡稱“會展中心”）一期投入運營，至今已服務了40余場展覽、會議及活動，取得了開門紅。近日，記者采訪了南海國際會展中心運營高級總監(jiān)韓靄文，請她分享疫情下場館的運營之道。
佛山·南海國際會展中心運營高級總監(jiān) 韓靄文
我們是展館，但我們不止是展館
韓靄文告訴記者，從2019年年底開啟動工，至2021年7月底投入運營，南海國際會展中心經歷了近一年半的籌備期。“在籌備期間，眼看著疫情對會展業(yè)的影響不斷加深，會展中心運營團隊的心情是失落、焦慮、彷徨和無助的。”韓靄文表示，作為一座新的場館，一支年青的運營團隊，著實沒有足夠的經驗去預判疫情的影響、主辦方對新場館的態(tài)度、地方政府對會展業(yè)的態(tài)度，乃至自身作為小場館的價值。這些問題對于會展中心來說確實是非常大的考驗，但所幸的是，這個年青團隊還有一點時間。在展館建設期間，會展中心運營團隊主要做了兩項工作：競品分析和需求調研。
競品分析——南海國際會展中心的競品分析并非僅面對同城或周邊城市的會展場館，而是進一步把目光集中在同城或周邊城市所有擁有1800-2500平方米單體會議室的會議型酒店，且競品分析的維度也盡可能細化，包括了會議室的數(shù)量配比、會議室場租費用的收取模式與價格范圍、會議室的設備配置以及收費標準、餐飲服務范圍內容與收費標準、優(yōu)惠范圍與優(yōu)惠形式等。精準面向會議型酒店進行競品分析讓南海國際會展中心意外找到了它在細分市場上的核心競爭力——從大會展概念著手，南海國際會展中心如用作會議、商業(yè)活動的舉辦場地，其體量與場地數(shù)量有著難以取代的優(yōu)勢；但同時也讓南海國際會展中心發(fā)現(xiàn)其先天的不足——現(xiàn)規(guī)劃且正在建設的展覽場館式的建筑風格、設施配套以及收費模式不是會議與商業(yè)活動的首選；會展中心2200平方米不可分隔的場地無法滿足會議型活動的配套需要。因為有了精準的競品分析結果為指導，會展中心明確了其要拓展的業(yè)務市場領域，經營團隊也根據(jù)業(yè)務拓展的方向當即做出決策——把原有的第三層展覽館式展廳改造成具有分隔功能的酒店式宴會廳。事實證明，雖然第三層展廳的改造增加了600萬的建設成本，但是它讓會展中心在疫情下完成了40余場會展活動；而經過改造的第三層多功能會議廳其使用率也是整個會展中心最高的。
需求調研——為了讓客戶知道南海國際會展中心的存在，在籌備期間經營團隊以各種形式走訪客戶。但走訪客戶的目的不是為了邀請客戶把活動放在會展中心，而是更希望了解客戶在疫情影響下對未來業(yè)務的規(guī)劃，同時在他們的規(guī)劃中，會展中心是否能憑借團隊的經驗優(yōu)勢、地方產業(yè)的源優(yōu)勢、地方政策低門檻優(yōu)勢、場地靈活多變的優(yōu)勢等與客戶形成合力。“我們堅信，只有當你能為客戶提供所需要的價值，客戶才會選擇你；而如果你只能為客戶提供一個空間，你一定不能在蕓蕓競爭者中勝出。”韓靄文說，正是有著這樣的理念，會展中心團隊從最開始就明確了方向——“我們是展館，但我們不止是展館”，為客戶提供的是高附加值的軟性服務，而不是單純的空間載體。南海國際會展中心“服務+空間”的運營理念在此過程中逐漸形成，追求的不是空間先行，而是服務先行。“我們要用服務突破提供給客戶的附加價值，用服務突破空間給我們帶來的限制，用服務實現(xiàn)我們的無限可能。而事實證明，服務先行的理念符合我們客戶的期待。”韓靄文說。
活動舉辦與防疫不是矛盾點
韓靄文表示，一年多來，南海國際會展中心的40余場會展活動都是在疫情此起彼伏的大環(huán)境下舉辦的，期間主辦方問得最多的就是“你們能保證我們的活動如期舉辦嗎？”其實這樣的問題沒有任何一個場館能給予肯定回答。或者說，大部分場館作為城市地標項目，當面對防疫與正常辦展兩大訴求同時發(fā)生的時候，場館的使命與擔當促使它一定要選擇防疫。但是全民生命健康保障是訴求，經濟發(fā)展是訴求，主辦方/參展參會企業(yè)的利益保障也是訴求。雖要有取舍，但也要盡力顧全。
面對客戶的訴求，會展中心作為活動舉辦的載體，必須要做好防疫的第一線工作，這樣才能讓屬地政府相信在會展中心全員的嚴密把關下，活動舉辦與防疫不是矛盾點。因此，南海國際會展中心團隊在屬地政府的指導下，建立起完善的防疫預案，并購置了先進的防疫設備。在活動舉辦前，會展中心團隊不但與主辦單位詳細研討防疫方案，還主動與屬地防疫部門反復匯報溝通；活動舉辦期間，會展中心在現(xiàn)場投入大量人手實施全面的防疫防控工作……在會展中心與屬地政府、主辦客戶的共同努力下，過去一年，南海國際會展中心所舉辦的40余場會展活動中，未有一場因防疫問題而延期，也未有一場出現(xiàn)過防疫風險。南海國際會展中心以全面落實到位的防疫防控措施，協(xié)助客戶解決了疫情常態(tài)化下最迫切解決的需求。
為會議和活動量身打造的綜合體
韓靄文表示，南海國際會展中心的二期配套項目正在如火如荼地建設之中，預計將于2024年年中投入使用。在二期的建設規(guī)劃上，南海國際會展中心運營團隊積極參與，以會展中心已明確的業(yè)務定位向二期的規(guī)劃與建設提出要求。
南海國際會展中心將更明確其功能定位與深耕的業(yè)務領域——會議、活動，并以其定位的業(yè)務領域為導向完善所需配套，包括：需要建成更多中、小規(guī)模的多功能會議室以滿足大型會議或論壇的場地需要；需要建成規(guī)模達500個房間的商務型酒店+星級高端型酒店以實現(xiàn)會場住宿不分流的需求；需要建成大型餐飲業(yè)務，為客戶提供安全、高效的餐飲配套服務；需要建成并運營起地域性商業(yè)綜合體以實現(xiàn)參展參會人員“游、購、娛”于一體的需求。
“二期建成并投入運營后的南海國際會展中心，將是一座為專業(yè)會議、商業(yè)活動量身打造、配套完備的綜合體場館。”韓靄文總結到。
本文刊載于《中外會展》2022年10月刊
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