李琰
中青旅（江蘇）國際會議展覽有限公司總經(jīng)理
2025 年，會議行業(yè)正經(jīng)歷著一場靜悄悄的變 革。當(dāng)經(jīng)濟下行壓力與政策導(dǎo)向相互交織，“節(jié) 儉辦會”已不僅僅是政府會議的基本守則，更是 市場變化的一種體現(xiàn)。中青旅（江蘇）國際會議 展覽有限公司總經(jīng)理李琰深耕行業(yè)多年，對這一 變化有著通透的理解。在她看來，節(jié)儉辦會并非 近期才有，早在疫情前就已經(jīng)有這樣的要求，當(dāng) 下的行業(yè)轉(zhuǎn)型不僅是成本控制的博弈，更是對會 議本質(zhì)的回歸。
從“華麗堆砌”到“功能優(yōu)先”：會場布置的 減法革命
“今年甲方的需求變化特別明顯，不是個別 案例，而是普遍現(xiàn)象?！崩铉_門見山指出，與 前幾年相比，2025 年會場布置的簡化趨勢已非常 明顯。李琰強調(diào)，政府類會議的簡化趨勢早在疫 情前就已顯現(xiàn)，中央“節(jié)儉辦會”文件的出臺更 像是對既有實踐的制度確認(rèn)。“政府會議的基本 風(fēng)格早已定型，現(xiàn)在反差并不是很大?！崩铉a 充道，國有企事業(yè)單位的會議可能會受到一定影 響，但此類會議數(shù)量較少對市場影響不大。社團 會議則以內(nèi)容見長，大多并不注重場景的奢華， 因此也呈現(xiàn)一種穩(wěn)定態(tài)。
環(huán)保與成本的悖論：可持續(xù)材料的落地困境
在簡化風(fēng)潮之外，行業(yè)另一個熱議話題是環(huán)保材料的應(yīng)用。李琰將循環(huán)材料區(qū)分為“可重復(fù) 使用”與“可降解再生”兩類，前者如無紡布制品、 環(huán)保紙材料等，后者如可降解塑料，但這類材料 在會議場景中的使用都面臨著三重因素的考驗。 “環(huán)保、美觀、價格是考量材料使用的三個主要 維度，但在工作實踐中這三者很難達(dá)成完全統(tǒng)一， 比如既環(huán)保又美觀的材料可能價格較高，價格便 宜又環(huán)保的材料可能美觀性差強人意，這個復(fù)雜 性是導(dǎo)致環(huán)保材料無法大面積推廣的重要原因?！?李琰解釋道。
當(dāng)政府客戶需要“合規(guī)且有效”， 企業(yè)客戶追求“成本與品牌平衡”時，唯有重構(gòu)服務(wù)邏輯，才能在變革中立足。
預(yù)算博弈術(shù)：在有限空間里做“最優(yōu)解”
“既要價格低，又要效果好”——這對矛盾 是當(dāng)下會議服務(wù)企業(yè)的日常。李琰認(rèn)為，破解之道 在于精準(zhǔn)把握“核心需求”與“可妥協(xié)項”的邊界。 李琰認(rèn)為，對于一些預(yù)算下降不是很離譜的案例， 可以通過更改設(shè)計方案，調(diào)整部分構(gòu)建的尺寸，選 取性價比更高的材料等方式實現(xiàn)，交付給客戶一個 類似或接近的方案。比如其去年接待的一個政府會 議項目，用于展陳布置的經(jīng)費臨時削減四分之三， 相當(dāng)于用原計劃的四分之一的資源做出完整氛圍， 而且當(dāng)時距離活動開幕已經(jīng)很近。為此，設(shè)計部門 通過緊急調(diào)整方案并在極短時間內(nèi)完成制作，最終 交付了讓客戶滿意的答卷。 “當(dāng)然，在此之前我們已經(jīng)分批次制作完成 了很多物料，這也為客戶節(jié)約了大量成本?！崩?琰認(rèn)為，這種情況對會展公司是很大的挑戰(zhàn)，需 要有經(jīng)驗的項目經(jīng)理根據(jù)客戶的核心訴求去增減 內(nèi)容，調(diào)整方案和預(yù)算?！绊椖拷?jīng)理需要判斷對 客戶來說哪些是可有可無的，這非常考驗項目經(jīng) 理的智慧?！崩铉劦?，不同層級的客戶關(guān)注點 迥異：總經(jīng)理重視整體調(diào)性，部門總監(jiān)關(guān)注功能 實現(xiàn)，普通員工在意細(xì)節(jié)體驗。項目經(jīng)理需要像 翻譯官一樣，將抽象需求轉(zhuǎn)化為可執(zhí)行的方案， 在預(yù)算約束下滿足 80%-90% 的核心訴求。“面子”還是“里子”是根據(jù)客戶的需要而定的。 李琰同時也強調(diào)，會展公司在總預(yù)算內(nèi)閃轉(zhuǎn)騰挪的基礎(chǔ)上也應(yīng)有一定的 底線。“無論怎樣調(diào)整方案和預(yù)算，一個單體項目都有無法突破的底價，一 旦突破這個底線，這個項目就不能接了?！崩铉蛴浾叻窒砹艘粋€極端案例， 某客戶最初預(yù)算 70 萬，最終要求壓縮至 14 萬。“這是不可能完成的任務(wù)?！?李琰說。
場景價值重估：會議效果的本質(zhì)回歸
會場布置的簡化，是否會削弱會議效果？李琰的答案是“因會而異”。 在她看來，會議可分為“內(nèi)容驅(qū)動型”與“展示驅(qū)動型”兩類。學(xué)術(shù)會議、 政務(wù)會議等屬于前者，與會者更在意會議內(nèi)容、與會嘉賓層次等，對會議場 景沒有太高的需求，場地干凈整潔、餐飲服務(wù)到位即可。這類會議的場景布 置對會議效果的影響微乎其微。而營銷類會議、政府招商會、企業(yè)新品發(fā)布 會則屬于后者，冷冷清清的會場會被解讀為企業(yè)實力不足，必須通過場景設(shè) 計傳遞品牌價值。 這種分化正在重塑行業(yè)認(rèn)知：會議的核心價值不在于排場，而在于能否 精準(zhǔn)匹配目標(biāo)?！鞍倌晷c如果只掛個紅布條，會被質(zhì)疑實力；但學(xué)術(shù)研討 會搞豪華布景，反而顯得不務(wù)正業(yè)?！崩铉目偨Y(jié)揭示了一個樸素道理：場 景服務(wù)于目的，而非相反。
行業(yè)轉(zhuǎn)型深水區(qū)：跳出“價格戰(zhàn)”陷阱
談及行業(yè)未來，李琰對盲目殺價的競爭模式深表擔(dān)憂。她認(rèn)為，生產(chǎn)型 企業(yè)可通過降價清除庫存、降低企業(yè)運營負(fù)擔(dān)、迭代產(chǎn)品，然而會展企業(yè)沒 有類似工業(yè)化生產(chǎn)可調(diào)控的運轉(zhuǎn)成本，所有服務(wù)都是通過服務(wù)團隊的經(jīng)驗、 創(chuàng)意、資源整合能力和企業(yè)的供應(yīng)保障實力定制的，因此無序的低價競爭只 能靠擠壓供應(yīng)商、“偷工減料”、降低人力成本和降低利潤實現(xiàn)，而這些做 法最終會導(dǎo)致會議服務(wù)質(zhì)量滑坡和企業(yè)口碑的下降。 在她看來，真正的節(jié)儉辦會應(yīng)是“智慧地花錢”：不是簡單砍掉預(yù)算， 而是優(yōu)化資源配置。例如將舞臺燈光的預(yù)算轉(zhuǎn)向提升與會者體驗，用數(shù)字化 直播替代部分實體布置，這些創(chuàng)新既符合節(jié)儉原則，又能提升會議實效。 會議服務(wù)企業(yè)的價值在于洞察本質(zhì)——當(dāng)政府客戶需要“合規(guī)且有效”， 企業(yè)客戶追求“成本與品牌平衡”時，唯有重構(gòu)服務(wù)邏輯，才能在變革中立足。 這場始于政策引導(dǎo)與經(jīng)濟壓力的節(jié)儉運動，正意外推動會議行業(yè)走向成熟。 當(dāng)行業(yè)不再比拼誰的舞臺更華麗，而是較量誰能更精準(zhǔn)地實現(xiàn)會議目標(biāo)時， 一個更健康、更可持續(xù)的生態(tài)或許正在形成。