李世剛
威海飛揚(yáng)文化傳播有限公司總經(jīng)理
在當(dāng)下會(huì)議會(huì)展活動(dòng)領(lǐng)域，節(jié)儉辦會(huì)的風(fēng)氣正讓會(huì)場(chǎng)布置經(jīng)歷著深刻變革。威海飛揚(yáng)文化傳播有限公司總經(jīng)理李世剛，憑借豐富的會(huì)議會(huì)展服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，為我們揭示了甲方需求變化、乙方創(chuàng)新實(shí)踐以及行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)等諸多關(guān)鍵信息。
甲方需求：成本控制引領(lǐng)新潮流
近期，甲方在會(huì)場(chǎng)布置需求上變化顯著，成本控制、個(gè)性化體驗(yàn)與高效靈活成為核心訴求，推動(dòng)新型布置方案廣泛應(yīng)用。受政策倡導(dǎo)節(jié)儉及市場(chǎng)預(yù)算收緊的雙重影響，甲方對(duì)降本需求極為迫切。在此背景下，模塊化場(chǎng)景與數(shù)字化互動(dòng)裝置脫穎而出，成為主流選擇。這兩種方案既能有效控制成本，又能提升活動(dòng)效果，精準(zhǔn)契合甲方當(dāng)下的核心需求。
在會(huì)場(chǎng)布置領(lǐng)域，可循環(huán)材料與多場(chǎng)景復(fù)用設(shè)計(jì)的結(jié)合，成為降本增效的創(chuàng)新關(guān)鍵。以公司承接的某學(xué)院年度研討會(huì)為例，以往活動(dòng)背景板常用木質(zhì)材料，一次性使用后便被丟棄，成本高且資源浪費(fèi)嚴(yán)重。如今，改用輕便的鋁合金框架作為基礎(chǔ)，表面貼可拆卸的數(shù)碼打印布料。根據(jù)不同環(huán)節(jié)主題快速更換圖案，開幕式用企業(yè)LOGO和大會(huì)主題，分論壇換成分領(lǐng)域內(nèi)容。布料使用后卷起來妥善保存，下次活動(dòng)可繼續(xù)使用。鋁合金框架結(jié)實(shí)耐用，能反復(fù)組裝拆卸，單場(chǎng)背景板材料成本比以往降低30%。
多場(chǎng)景復(fù)用則依靠“通用模塊+主題插件”實(shí)現(xiàn)。例如，論壇和展覽場(chǎng)景能夠快速切換，無需重復(fù)搭建，大大節(jié)省了時(shí)間和資金成本。
模塊化場(chǎng)景與數(shù)字化互動(dòng)裝置脫穎而出，成為主流選擇。這兩種方案既能有效控制成本，又能提升活動(dòng)效果，精準(zhǔn)契合甲方當(dāng)下的核心需求。
矛盾化解：新價(jià)值評(píng)估體系下的美觀實(shí)用平衡術(shù)
面對(duì)甲方“既要低價(jià)又要效果”的矛盾訴求，威海飛揚(yáng)文化傳播有限公司通過實(shí)際案例建立了新的價(jià)值評(píng)估邏輯。曾有一家企業(yè)舉辦活動(dòng)，預(yù)算嚴(yán)格受限，卻要求場(chǎng)景具有記憶點(diǎn)。公司未采用貴價(jià)裝置，而是用基礎(chǔ)款再生塑料展架搭建框架，背景使用可更換的布藝，同時(shí)增加直播互動(dòng)環(huán)節(jié)。在主屏幕嵌入實(shí)時(shí)彈幕和投票功能，參會(huì)者用手機(jī)掃碼即可發(fā)彈幕上墻，投票結(jié)果瞬間顯示，現(xiàn)場(chǎng)參與感大幅提升。活動(dòng)結(jié)束后，甲方稱贊“這設(shè)計(jì)聰明，錢花得值”，原本對(duì)“低價(jià)沒亮點(diǎn)”的顧慮一掃而空。
在美觀和實(shí)用的平衡方面，也有成功范例。在為一家機(jī)構(gòu)舉辦行業(yè)交流會(huì)時(shí)，場(chǎng)地需兼顧專業(yè)感與氛圍。公司采用基礎(chǔ)款再生塑料展架搭配可更換的布藝背景和暖光串燈，成本比甲方預(yù)期降低20%。活動(dòng)后客戶反饋“既顯得正式，又有溫度”，還推薦了其他活動(dòng)合作。這些案例表明，甲方要的“低價(jià)”并非單純壓低單價(jià)，而是“總成本可控+效果達(dá)標(biāo)”。通過可復(fù)用材料分?jǐn)偝杀尽?/span>輕量技術(shù)提升體驗(yàn)，既能滿足預(yù)算要求，又能做出理想效果，客戶自然愿意接受新的評(píng)估邏輯。
節(jié)儉辦會(huì)：行業(yè)變革與未來趨勢(shì)
近期，政府對(duì)節(jié)儉辦會(huì)的要求使行業(yè)更加務(wù)實(shí)。以前活動(dòng)追求大場(chǎng)面，如今更注重實(shí)際效果。場(chǎng)地從五星酒店轉(zhuǎn)移到產(chǎn)業(yè)園區(qū)會(huì)議中心，租金節(jié)省三成到一半，省下的資金投入到綠植裝飾、智能燈光等實(shí)用環(huán)節(jié)，現(xiàn)場(chǎng)氛圍反而更加清爽宜人。參會(huì)者更在意信息傳遞效率，將紙質(zhì)資料改為電子版掃碼下載，既環(huán)保又方便，會(huì)后資料查閱率比紙質(zhì)版更高。
如今客戶做活動(dòng)也主動(dòng)要求“實(shí)在”，不再盲目追求豪華裝飾。裝飾從噴繪背景變?yōu)榭蓮?fù)用的鋁合金展架配布藝，成本降低但效果更靈活；增加小互動(dòng)投影或優(yōu)化流程，參會(huì)者反饋更加實(shí)在。在李世剛看來，節(jié)儉并非降低標(biāo)準(zhǔn)，而是更合理地分配資源，對(duì)接產(chǎn)業(yè)鏈。這種風(fēng)氣長(zhǎng)期來看是好事，促使行業(yè)從“拼豪華”轉(zhuǎn)向“拼創(chuàng)意”，從“拼場(chǎng)面”轉(zhuǎn)向“拼主旨”，加大服務(wù)意識(shí)增強(qiáng)服務(wù)水平，客戶和會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)都能從中受益雙向奔赴。
行業(yè)影響：風(fēng)格方案與利潤(rùn)的新思考
李世剛認(rèn)為，會(huì)場(chǎng)布置風(fēng)格對(duì)參會(huì)感受影響直接。動(dòng)線設(shè)計(jì)注重實(shí)用，座位和設(shè)備的合理擺放，使現(xiàn)場(chǎng)不擁擠，討論效率更高。視覺上，用綠植、暖光燈等低成本元素，搭配契合會(huì)議主題行業(yè)對(duì)標(biāo)的小設(shè)計(jì)，讓參會(huì)者一進(jìn)入會(huì)場(chǎng)就能感受到氛圍，體驗(yàn)更加自然、貼切。對(duì)于節(jié)儉辦會(huì)是否會(huì)導(dǎo)致會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)利潤(rùn)下降的問題，李世剛表示，初期確實(shí)有此擔(dān)憂，但實(shí)踐發(fā)現(xiàn)利潤(rùn)更為穩(wěn)定。以前接項(xiàng)目側(cè)重高端場(chǎng)地，如今選擇產(chǎn)業(yè)園區(qū)會(huì)議中心，租金節(jié)省一半，省下的錢用于互動(dòng)投影、電子資料等提升體驗(yàn)的環(huán)節(jié)，客戶滿意度更高。材料改用可復(fù)用鋁合金展架、布藝背景，成本降低且能多次接單，單次利潤(rùn)保持穩(wěn)定。部分企業(yè)客戶主動(dòng)要求環(huán)保方案，通過綠色認(rèn)證和模塊化服務(wù)包，將節(jié)儉與品質(zhì)結(jié)合，使客戶認(rèn)可度大幅提升。現(xiàn)在行業(yè)更注重“怎么花更少的錢辦出更有價(jià)值的會(huì)”，從靠場(chǎng)地和裝飾賺差價(jià)，轉(zhuǎn)變?yōu)榭縿?chuàng)意和主題明了效率立足，使會(huì)議服務(wù)公司的發(fā)展更加踏實(shí)穩(wěn)健。