李琰
中青旅（江蘇）國際會議展覽有限公司總經理
2025 年，會議行業正經歷著一場靜悄悄的變 革。當經濟下行壓力與政策導向相互交織，“節 儉辦會”已不僅僅是政府會議的基本守則，更是 市場變化的一種體現。中青旅（江蘇）國際會議 展覽有限公司總經理李琰深耕行業多年，對這一 變化有著通透的理解。在她看來，節儉辦會并非 近期才有，早在疫情前就已經有這樣的要求，當 下的行業轉型不僅是成本控制的博弈，更是對會 議本質的回歸。
從“華麗堆砌”到“功能優先”：會場布置的 減法革命
“今年甲方的需求變化特別明顯，不是個別 案例，而是普遍現象。”李琰開門見山指出，與 前幾年相比，2025 年會場布置的簡化趨勢已非常 明顯。李琰強調，政府類會議的簡化趨勢早在疫 情前就已顯現，中央“節儉辦會”文件的出臺更 像是對既有實踐的制度確認。“政府會議的基本 風格早已定型，現在反差并不是很大。”李琰補 充道，國有企事業單位的會議可能會受到一定影 響，但此類會議數量較少對市場影響不大。社團 會議則以內容見長，大多并不注重場景的奢華， 因此也呈現一種穩定態。
環保與成本的悖論：可持續材料的落地困境
在簡化風潮之外，行業另一個熱議話題是環保材料的應用。李琰將循環材料區分為“可重復 使用”與“可降解再生”兩類，前者如無紡布制品、 環保紙材料等，后者如可降解塑料，但這類材料 在會議場景中的使用都面臨著三重因素的考驗。 “環保、美觀、價格是考量材料使用的三個主要 維度，但在工作實踐中這三者很難達成完全統一， 比如既環保又美觀的材料可能價格較高，價格便 宜又環保的材料可能美觀性差強人意，這個復雜 性是導致環保材料無法大面積推廣的重要原因。” 李琰解釋道。
當政府客戶需要“合規且有效”， 企業客戶追求“成本與品牌平衡”時，唯有重構服務邏輯，才能在變革中立足。
預算博弈術：在有限空間里做“最優解”
“既要價格低，又要效果好”——這對矛盾 是當下會議服務企業的日常。李琰認為，破解之道 在于精準把握“核心需求”與“可妥協項”的邊界。 李琰認為，對于一些預算下降不是很離譜的案例， 可以通過更改設計方案，調整部分構建的尺寸，選 取性價比更高的材料等方式實現，交付給客戶一個 類似或接近的方案。比如其去年接待的一個政府會 議項目，用于展陳布置的經費臨時削減四分之三， 相當于用原計劃的四分之一的資源做出完整氛圍， 而且當時距離活動開幕已經很近。為此，設計部門 通過緊急調整方案并在極短時間內完成制作，最終 交付了讓客戶滿意的答卷。 “當然，在此之前我們已經分批次制作完成 了很多物料，這也為客戶節約了大量成本。”李 琰認為，這種情況對會展公司是很大的挑戰，需 要有經驗的項目經理根據客戶的核心訴求去增減 內容，調整方案和預算。“項目經理需要判斷對 客戶來說哪些是可有可無的，這非常考驗項目經 理的智慧。”李琰談到，不同層級的客戶關注點 迥異：總經理重視整體調性，部門總監關注功能 實現，普通員工在意細節體驗。項目經理需要像 翻譯官一樣，將抽象需求轉化為可執行的方案， 在預算約束下滿足 80%-90% 的核心訴求。“面子”還是“里子”是根據客戶的需要而定的。 李琰同時也強調，會展公司在總預算內閃轉騰挪的基礎上也應有一定的 底線。“無論怎樣調整方案和預算，一個單體項目都有無法突破的底價，一 旦突破這個底線，這個項目就不能接了。”李琰向記者分享了一個極端案例， 某客戶最初預算 70 萬，最終要求壓縮至 14 萬。“這是不可能完成的任務。” 李琰說。
場景價值重估：會議效果的本質回歸
會場布置的簡化，是否會削弱會議效果？李琰的答案是“因會而異”。 在她看來，會議可分為“內容驅動型”與“展示驅動型”兩類。學術會議、 政務會議等屬于前者，與會者更在意會議內容、與會嘉賓層次等，對會議場 景沒有太高的需求，場地干凈整潔、餐飲服務到位即可。這類會議的場景布 置對會議效果的影響微乎其微。而營銷類會議、政府招商會、企業新品發布 會則屬于后者，冷冷清清的會場會被解讀為企業實力不足，必須通過場景設 計傳遞品牌價值。 這種分化正在重塑行業認知：會議的核心價值不在于排場，而在于能否 精準匹配目標。“百年校慶如果只掛個紅布條，會被質疑實力；但學術研討 會搞豪華布景，反而顯得不務正業。”李琰的總結揭示了一個樸素道理：場 景服務于目的，而非相反。
行業轉型深水區：跳出“價格戰”陷阱
談及行業未來，李琰對盲目殺價的競爭模式深表擔憂。她認為，生產型 企業可通過降價清除庫存、降低企業運營負擔、迭代產品，然而會展企業沒 有類似工業化生產可調控的運轉成本，所有服務都是通過服務團隊的經驗、 創意、資源整合能力和企業的供應保障實力定制的，因此無序的低價競爭只 能靠擠壓供應商、“偷工減料”、降低人力成本和降低利潤實現，而這些做 法最終會導致會議服務質量滑坡和企業口碑的下降。 在她看來，真正的節儉辦會應是“智慧地花錢”：不是簡單砍掉預算， 而是優化資源配置。例如將舞臺燈光的預算轉向提升與會者體驗，用數字化 直播替代部分實體布置，這些創新既符合節儉原則，又能提升會議實效。 會議服務企業的價值在于洞察本質——當政府客戶需要“合規且有效”， 企業客戶追求“成本與品牌平衡”時，唯有重構服務邏輯，才能在變革中立足。 這場始于政策引導與經濟壓力的節儉運動，正意外推動會議行業走向成熟。 當行業不再比拼誰的舞臺更華麗，而是較量誰能更精準地實現會議目標時， 一個更健康、更可持續的生態或許正在形成。